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Wichtige Hard Skills und Soft Skills fürs Büro – Umfassende Liste mit Beispielen 

Stand: 19.07.2024 | Lesezeit: 15 min | Autor/-in: Helena Hildebrandt, Randi Hofmann

In der heutigen dynamischen Arbeitswelt reicht es längst nicht mehr aus, nur über fundierte Fachkenntnisse zu verfügen. Ebenso entscheidend sind die sozialen und zwischenmenschlichen Fähigkeiten, die darüber bestimmen, wie effektiv und harmonisch wir in Teams arbeiten und kommunizieren. Diese zwei Kompetenzbereiche, bekannt als Hard Skills und Soft Skills, bilden zusammen das Fundament für beruflichen Erfolg und persönliche Weiterentwicklung. Dieser Blogbeitrag bietet einen umfassenden Überblick über die wichtigsten Fähigkeiten für den Arbeitsalltag im Büro, zeigt auf, wie Sie von diesen profitieren und gibt Empfehlungen für Bildungsangebote, um Ihre Kompetenzen zu verbessern und somit die eigene Karriere voranzutreiben. Entdecken Sie, warum die richtige Balance zwischen Hard und Soft Skills der Schlüssel zu einer erfolgreichen Karriere ist und wie Sie durch gezielte Weiterbildung Ihre beruflichen Chancen maximieren können.

Hard Skills und Soft Skills – Alles Wichtige auf einen Blick

Was sind Hard Skills?

Hard Skills sind spezifische und erlernbare Fähigkeiten, welche durch Ausbildungen, Schulungen oder praktische Anwendung erlernt werden können. Diese Fachkompetenzen können normalerweise durch Zeugnisse, Zertifikate oder Tests nachgewiesen und teilweise auch aktiv demonstriert werden. Sie sind somit leichter messbar als Soft Skills und spielen eine entscheidende Rolle bei der beruflichen Qualifikation. Diese Fähigkeiten sind oft die ersten Kriterien, die bei der Besetzung einer Stelle berücksichtigt werden.

Hard Skills, welche bei der Arbeit in Bürojobs von Bedeutung sind, können in verschiedenen Bereichen des beruflichen Alltags erlernt werden und unterscheiden sich bezüglich Ihrer Rolle, Position und Erfahrung. Hier sind einige wesentliche Hard Skills, die im Büroumfeld benötigt werden:

Was sind Soft Skills?

Soft Skills sind persönliche, zwischenmenschliche und methodische Fähigkeiten, welche die Art und Weise beeinflussen, wie Menschen miteinander kommunizieren, zusammenarbeiten und Probleme lösen. Diese Fähigkeiten werden oft bei der Arbeit oder im täglichen Umgang mit anderen erlernt. Sie sind in der Regel schwieriger zu messen als Hard Skills, besitzen jedoch eine mindestens ebenso große Bedeutung wie die Hard Skills, welche zunehmend von Unternehmen erkannt wird.

• Kommunikationsfähigkeit (Ausdrucksweise, Präsentationstechniken)
• Teamfähigkeit (Zusammenarbeit, Konfliktmanagement, Empathie)
• Zeitmanagement (Prioritätensetzung, Stressmanagement)
• Kreativität
• Kritisches und strategisches Denken
• Innovationsfähigkeit
• Verantwortungsbewusstsein
• Problemlösungskompetenz
• Selbstreflexion
• Zuverlässigkeit
• Geduld
• Arbeitsmoral
• emotionale Intelligenz
• Flexibilität

Bedeutung von Hard Skills und Soft Skills im Büroalltag – Ihre Vorteile

Wie können Sie von Hard Skills profitieren?

Die Aneignung von verschiedenen Hard Skills kann Ihr Berufsleben in vielerlei Hinsicht erleichtern, indem Bereiche wie die Produktivität, die Qualität sowie die Wettbewerbsfähigkeit Ihrer Arbeit gefördert werden.

Fließende Sprachkenntnisse ermöglichen es Ihnen, mühelos zwischen verschiedenen Sprachen zu wechseln und somit Missverständnisse zu vermeiden und sicherzustellen, dass alle Anwesenden die besprochenen Inhalte verstehen.

Mit Kenntnissen im Projektmanagement sind Sie in der Lage Aufgaben zu planen, Meilensteine zu setzen, Ressourcen zu koordinieren und den Fortschritt zu überwachen, um sicherzustellen, dass das Projekt termingerecht und innerhalb des Budgets abgeschlossen wird.

Bei der Planung einer Marketingkampagne können Sie Ihre Kenntnisse in Suchmaschinenoptimierung (SEO) einsetzen, um den Content für Suchmaschinen zu optimieren und Social Media nutzen, um die Reichweite und Interaktion mit der Zielgruppe zu maximieren.

Von großer Bedeutung ist auch die sichere Beherrschung von Programmen wie DATEV, um am Monatsende die Lohn- und Gehaltsabrechnung vorzunehmen. So können Sie sicherstellen, dass alle Löhne korrekt berechnet und ausgezahlt werden.

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Die Bedeutung von Soft Skills im Berufsalltag

Soft Skills sind entscheidend für das Arbeitsklima, die Effizienz und die Innovation im Berufsleben. Diese zwischenmenschlichen und methodischen Fähigkeiten beeinflussen maßgeblich, wie gut Mitarbeiter miteinander und mit ihren Aufgaben umgehen.

Eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit kommt Ihnen unter anderem bei Meetings zugute, in denen Sie komplexe Informationen klar und verständlich erklären müssen. Hierbei können gute Ausdrucksweise und präzise Kommunikation sicherstellen, dass alle Teilnehmer den gleichen Wissensstand haben und Missverständnisse vermieden werden.

Die Fähigkeit, im Team zu arbeiten ist zudem unabdingbar bei gemeinsamen Projekten, die verschiedene Abteilungen umfassen. Dabei ist eine starke Zusammenarbeit entscheidend, um ein harmonisches und effizientes Arbeiten zu gewährleisten und das Projekt erfolgreich abzuschließen.

Hierzu gehört ebenfalls ein gutes Konfliktmanagement. Dieses ermöglicht es Ihnen, Konflikte zwischen Teammitgliedern zu lösen und somit das Arbeitsklima zu verbessern.

Ein gutes Zeitmanagement ist der Schlüssel für eine effiziente Arbeitsweise. Eine klare Prioritätensetzung hilft Ihnen, bei mehreren gleichzeitig zu erledigenden Aufgaben, die wichtigsten Aufgaben zuerst abzuschließen und somit die Effizienz zu maximieren.

In stressigen Phasen bildet ein effektives Stressmanagement zudem die Grundlage, um ruhig und produktiv zu bleiben und die Arbeit ohne Qualitätseinbußen erledigen zu können.

Wenn ein Projekt nicht wie geplant verläuft, sind kritisches und strategisches Denken entscheidend, um die Ursachen zu erkennen und effektive Lösungen zu entwickeln. Diese Fähigkeiten ermöglichen es, Probleme systematisch zu analysieren, verschiedene Lösungsansätze zu bewerten und die optimale Vorgehensweise auszuwählen. Dadurch können Risiken minimiert und die Projektziele trotz unerwarteter Herausforderungen erreicht werden.

Faktencheck: Studien zeigen, dass Soft Skills wie Kommunikationsfähigkeit, Teamarbeit und Problemlösung entscheidend für den beruflichen Erfolg sind. Diese Fähigkeiten werden als genauso wichtig erachtet wie technisches Know-how, da sie die Fähigkeit unterstützen, effektiv im Team zu arbeiten und sich schnell verändernden Arbeitsumgebungen anzupassen. (Springer, 2024)

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Welche Hard Skills sind für welche Position von Bedeutung?

Führungskräfte und Mitarbeiter können im Berufsalltag unterschiedlich von Hard Skills profitieren, da diese spezifischen, erlernbaren Fähigkeiten und Kenntnisse jeweils auf ihre individuellen Rollen und Verantwortlichkeiten abgestimmt sind und somit ihre Effektivität und Leistung in unterschiedlichen Bereichen unterstützen.

Führungskräfte sollten vertiefende Kenntnisse in Bereichen wie dem strategischen Management, der Finanzplanung sowie der rechtlichen Rahmenbedingungen besitzen. Diese dienen der Entwicklung langfristiger Strategien, der Sicherstellung der finanziellen Gesundheit des Unternehmens sowie dem tiefen Verständnis der rechtlichen Anforderungen der jeweiligen Branche.

Bei den Mitarbeitern liegt der Fokus hingegen auf operativen Hard Skills, wie spezifischen Softwarekenntnissen, technischem Fachwissen sowie kundenspezifischen Fähigkeiten. Diese Kenntnisse sind in der Regel direkt mit den täglichen Aufgaben der Mitarbeiter verbunden und beziehen sich auf spezifische Anwendungen, welche für die jeweilige Rolle des Mitarbeiters erforderlich ist.

Welche Soft Skills benötigen Führungskräfte und Mitarbeiter?

Auch die Anforderungen an Soft Skills an Führungskräfte und Mitarbeiter unterscheidet sich aufgrund der unterschiedlichen Kompetenzbereiche und Aufgaben.

Führungskräfte sind in ihrem Berufsalltag besonders auf ihre ausgeprägten Soft Skills angewiesen, da sie direkt die Fähigkeit beeinflussen, ein Team effektiv zu leiten und das Unternehmen erfolgreich zu steuern. Mit steigender Position im Unternehmen gewinnen neben der Fachkompetenz vor allem Fähigkeiten wie Mitarbeitermotivierung, Entscheidungsfreudigkeit und emotionale Intelligenz an Bedeutung.

Emotionale Intelligenz zahlt sich beispielsweise aus, wenn Führungskräfte sich vor Ort oder digital persönlich nach dem Wohlergehen ihrer Mitarbeiter erkunden und bei Bedarf Unterstützung, wie etwa durch Möglichkeiten zur Stressbewältigung bieten.

Zudem profitieren Führungskräfte von einer ausgeprägten Kommunikationsfähigkeit. Diese können sie einsetzen, wenn sie alle Beteiligten eines Projektes regelmäßig über den Fortschritt informieren und gleichzeitig die Möglichkeit für Feedback einräumen. So können Führungskräfte sicherstellen, dass alle Teammitglieder auf dem gleichen Stand sind.

Soft Skills wie die Fähigkeit zur Stressbewältigung sowie eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit sind für Führungskräfte entscheidend. Das Mitteldeutsche Institut für Weiterbildung (MIFW) bietet gezielte Maßnahmen in diesen Bereichen an, um Führungskräfte optimal zu unterstützen.

Mitarbeiter sollten über ausgeprägte Fähigkeiten in Teamarbeit, Flexibilität und Kommunikation verfügen. So können sie bei gemeinsamen Projekten Aufgaben an die Teammitglieder verteilen, sodass jeder seine Stärken einsetzen kann. Außerdem ist Flexibilität besonders wertvoll im Umgang mit Veränderungen. Wenn beispielsweise kurzfristig neue Unternehmensrichtlinien eingeführt, oder Projektpläne geändert werden, ermöglicht Flexibilität eine schnelle Anpassung an die neuen Gegebenheiten. Zuletzt ist auch eine ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit wichtig, um beispielsweise bei Präsentationen vor Vorgesetzten, aber auch bei der täglichen Korrespondenz mit Kunden und Kollegen relevante Informationen verständlich und vollständig zu übermitteln.

Entwicklung in Zukunft

Die Arbeitswelt ist sehr dynamisch und entwickelt sich durch Faktoren wie die Digitalisierung, die Bedeutung von Nachhaltigkeit oder flexible Arbeitsmodelle ständig weiter. So erfordert beispielsweise Remote-Arbeit andere Soft Skills, als die Arbeit im Büro und auch künstliche Intelligenz erleichtert schon heute die Effizienz und Genauigkeit in vielen Prozessen, wie bei der Bewerberauswahl im Personalmanagement, im Kundenservice oder in der Prozessoptimierung. Entsprechend werden sich auch Hard und Soft Skills in den kommenden Jahren weiter verändern und anpassen müssen, um den Anforderungen der Zukunft gerecht zu werden.

Zukunft der Hard Skills

Technologische Weiterentwicklung:

Die rasante Entwicklung moderner Technologien transformiert kontinuierlich unsere Arbeitswelt, wodurch technologische Hard Skills immer mehr an Bedeutung gewinnen. Effektiver Umgang mit neuen Technologien wird zur Grundvoraussetzung in vielen Berufsfeldern.

Beispielsweise müssen Kaufleute für Büromanagement effiziente Datenanalyse und digitale Kommunikation beherrschen, Industriekaufleute benötigen vertiefte Kenntnisse in ERP-Systemen, und im Gesundheitswesen sind Kompetenzen in digitaler Patientenverwaltung und Telemedizin erforderlich.

Diese Hard Skills ermöglichen es den Fachkräften, ihre Effizienz zu steigern und sich in einer technologiegetriebenen Welt zu behaupten.

Branchenspezifische Spezialisierung:

In einer Arbeitswelt, die spezialisiertes Fachwissen und vielseitige Einsatzbereiche gleichermaßen schätzt, sind zielgerichtete Ausbildungen mit einem starken Fokus auf Hard Skills entscheidend. Einige Programme fördern nicht nur tiefgehende Fachkenntnisse in spezifischen Bereichen, sondern ermöglichen auch deren Anwendung in verschiedenen Branchen.

Kaufleute für Büromanagement vertiefen Hard Skills in Organisations- und Managementtechniken, um branchenübergreifende Herausforderungen zu meistern. Industriekaufleute erlernen betriebswirtschaftliche Analyse und Prozessoptimierung, Fähigkeiten, die sowohl in technischen als auch administrativen Rollen unerlässlich sind. Kaufleute im Gesundheitswesen spezialisieren sich auf Datenmanagement und Compliance, essenziell für verschiedene Verwaltungsbereiche des Gesundheitssektors.

Diese spezifischen und praxisorientierten Ausbildungen bereiten Fachkräfte optimal vor, indem sie tiefgehendes Fachwissen in einem spezifischen Bereich vermitteln und gleichzeitig vielseitige Fähigkeiten entwickeln, die in verschiedensten Berufsarten und Branchen eingesetzt werden können.

Lebenslanges Lernen:

Die schnelle technologische Entwicklung macht kontinuierliche Weiterbildung unverzichtbar. Lebenslanges Lernen wird zur Norm, um sicherzustellen, dass die eigenen Hard Skills stets auf dem neuesten Stand sind und neuen Anforderungen gerecht werden. Um sicherzustellen, dass Sie und Ihre Kompetenzen stets dem Stand der Dinge entsprechen, empfehlen sich Umschulungen oder Weiterbildungen bei Bildungsträgern wie dem Mitteldeutschen Institut für Qualifikation und berufliche Rehabilitation (MIQR). Erweitern Sie Ihr Wissen oder schlagen Sie neue berufliche Wege ein!

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Allgemein

Lebenslanges Lernen

Faktencheck: Hard Skills bleiben unverzichtbar. Studien bestätigen, dass Fähigkeiten wie technologische Kompetenz, Programmierkenntnisse und Datenanalyse im digitalen Zeitalter besonders gefragt sind und die Grundlage für viele Berufe bilden. (Frontiers, 2022)

Zukunft der Soft Skills

Die Verlagerung der Büroarbeit ins Homeoffice erfordert eine Anpassung der Soft Skills. Eine Studie von Frontiers (2022) zeigt, dass erfolgreiche Arbeit im Homeoffice besonders von der Fähigkeit abhängt, Soft Skills wie Empathie und Kommunikationsfähigkeit im digitalen Kontext anzuwenden. Die Anpassung dieser Fähigkeiten ist entscheidend für den Erfolg in der neuen Arbeitsumgebung.

Zwischenmenschliche Interaktion:

In der zunehmend virtuellen Arbeitswelt bleibt die Fähigkeit, klar und effektiv zu kommunizieren, entscheidend. Besonders in Remote- und Hybrid-Arbeitsmodellen sind klare und präzise Kommunikation unverzichtbar, um Missverständnisse zu vermeiden und die Zusammenarbeit zu fördern. Ohne die üblichen nonverbalen Hinweise wie Körpersprache und Mimik müssen Informationen so vermittelt werden, dass sie unmissverständlich und umfassend sind. Dies hilft, das Gefühl der Isolation bei den Teammitgliedern zu verringern und den Teamzusammenhalt zu stärken.

Anpassungsfähigkeit und Flexibilität:

Da sich die Begebenheiten auf der Arbeit stetig wandeln und oft unvorhersehbar sind, ist es besonders wichtig, sich schnell an neue Situationen anzupassen und flexibel auf Herausforderungen zu reagieren. Kreatives Denken und innovative Lösungen sind entscheidend, um erfolgreich zu sein. Diese Kompetenz benötigen Führungskräfte, wenn ihr Unternehmen plötzlich auf eine Marktveränderung reagieren muss. Dann können Sie durch Flexibilität schnell neue Strategien entwickeln und anpassen. Kreatives Denken hilft dabei, ungewöhnliche Lösungen zu finden, wie z. B. neue Marketingmethoden oder alternative Lieferketten, um die neuen Anforderungen zu meistern und wettbewerbsfähig zu bleiben.

Führung und Zusammenarbeit:

Die Umstellung auf Homeoffice hat Führung und Zusammenarbeit im Büro grundlegend verändert. Führungskräfte müssen mehr Vertrauen in ihre Mitarbeiter setzen und ihnen größere Eigenverantwortung übertragen, da kontinuierliche Kontrolle nicht immer möglich ist. Regelmäßige und strukturierte Kommunikation über Tools wie Slack, Microsoft Teams und Zoom ist entscheidend, um alle auf dem gleichen Stand zu halten und klare Ziele zu setzen. Feedback sollte häufig und konstruktiv sein. Um Ihre Kommunikationsfähigkeiten zu verbessern, empfehlen sich beispielsweise Aus- und Fortbildungen zum Kommunikationstrainer, wie sie vom Mitteldeutschen Institut für Weiterbildung (MIFW) angeboten werden.

Empathie und das proaktive Erfragen des Wohlbefindens der Mitarbeiter sind wichtig, um Isolation vorzubeugen und ein unterstützendes Arbeitsumfeld zu schaffen. Virtuelle Teambuilding-Aktivitäten und informelle Treffen können das Teamgefühl stärken. Flexibilität und die Fähigkeit, sich schnell an neue Herausforderungen anzupassen, sind unerlässlich. Teams müssen, sowohl synchron als auch asynchron kommunizieren können, um effizient zu arbeiten.

Ein Beispiel: Regelmäßige virtuelle Teammeetings und informelle Kaffeepausen helfen, den Informationsfluss und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu gewährleisten. Diese Veränderungen erfordern Anpassungsfähigkeit, Vertrauen und kreative Kommunikation, um erfolgreich zu sein und das Wohlbefinden der Mitarbeiter zu fördern.

Schon gewusst? Mit der fortschreitenden Digitalisierung werden sowohl Hard Skills als auch Soft Skills immer wichtiger. Unternehmen suchen vermehrt nach Mitarbeitenden, die technische Fähigkeiten und zwischenmenschliche Kompetenzen kombinieren können, um in einer digitalen Arbeitswelt erfolgreich zu sein. (Springer, 2024)

Empfehlung für Weiterbildungsangebote

Um sowohl Hard als auch Soft Skills gezielt zu fördern, bieten sich spezifische Weiterbildungsprogramme an, die darauf abzielen, Ihre beruflichen Fähigkeiten umfassend zu entwickeln und zu stärken.

Weiterbildung für Soft Skills

Das Mitteldeutsche Institut für Weiterbildung (MIFW) bietet maßgeschneiderte Kurse zur Verbesserung von Soft Skills an. Folgende Programme sind besonders empfehlenswert:

Autogenes Training: Stressabbau durch Autosuggestion.

Stressmanagement: Stressfaktoren erkennen und entgegenwirken.

Kommunikationstraining: Grundlagen der Kommunikation sowie soziale und Führungskompetenzen.

Umschulungen für Hard Skills

Für diejenigen, die ihre Hard Skills ausbauen oder sich in neuen Bereichen qualifizieren möchten, sind die Umschulungsprogramme vom Mitteldeutschen Institut für Qualifikation und berufliche Rehabilitation ideal:

Kaufmann/-frau für Büromanagement: Ein Büro ist heutzutage ein modernes Arbeitsumfeld, in dem Kaufleute für Büromanagement für reibungslose kaufmännische und organisatorische Abläufe sorgen, den Informations- und Kommunikationsfluss gewährleisten, in engem Kontakt mit Kunden und Lieferanten stehen und als Schnittstelle zu verschiedenen Fachabteilungen und Führungskräften in Unternehmen aller Branchen fungieren.

Industriekaufmann/-frau: In diesem Beruf erledigen Sie kaufmännisch-betriebswirtschaftliche Aufgaben in Bereichen wie Marketing, Vertrieb, Produktion, Materialwirtschaft, Personalwesen sowie Finanz- und Rechnungswesen, kommunizieren mit Kunden, Zulieferern, Mitarbeitern und der Geschäftsleitung, und gelten als wichtige Schnitt- und Schaltstelle, wodurch Industriekaufleute nach erfolgreichem Abschluss der Umschulung in sämtlichen Abteilungen eines Unternehmens eingesetzt werden können.

Kaufmann/-frau im Gesundheitswesen: Als Kaufleute im Gesundheitswesen übernehmen Sie vielfältige administrative und organisatorische Aufgaben, wie Patientenverwaltung, Abrechnung, Personalwesen, Einkauf, Qualitätsmanagement sowie Marketing, und arbeiten in verschiedenen Einrichtungen des Gesundheitssektors, wie Krankenhäusern, Arztpraxen, Pflegeeinrichtungen, Krankenkassen, Rehabilitationszentren, Pharmaunternehmen und Gesundheitsbehörden.

Kaufmann/-frau im E-Commerce: Als Kaufleute im E-Commerce kümmern Sie sich um den Verkauf von Produkten und Dienstleistungen online. Dazu gehören die Pflege von Online-Shops, Erstellung von Produktbeschreibungen, Durchführung von Online-Marketing und die Abwicklung von Bestellungen. Hierdurch ergeben sich Arbeitsmöglichkeiten bei Online-Handelsunternehmen, Versandhändlern, E-Commerce-Abteilungen von Handelsunternehmen, digitalen Agenturen und Start-ups im Online-Vertrieb.

Fazit

Die Kombination aus Hard und Soft Skills ist der Schlüssel zu beruflichem Erfolg und persönlicher Entwicklung. Während Hard Skills die fachliche Basis bilden, sorgen Soft Skills für ein harmonisches und effizientes Arbeitsumfeld. Durch gezielte Weiterbildungsmaßnahmen wie die Angebote von MIFW und MIQR können sowohl Mitarbeiter als auch Führungskräfte ihre Fähigkeiten kontinuierlich verbessern und sich optimal auf die Anforderungen der modernen Arbeitswelt vorbereiten.

Investieren Sie in Ihre Zukunft und melden Sie sich noch heute für eines der empfohlenen Programme an. Nutzen Sie die Chance, Ihre Karriere auf das nächste Level zu heben und gleichzeitig das Arbeitsklima in Ihrem Unternehmen zu verbessern.

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